• manual-de-escolha-pgcon-br

Este documento está em processo de adaptação para escolha dos próximos pgcon-br. O original é da PyConBrasil e é baseado no Big Kahuna. - http://associacao.pythonbrasil.org/associacao/manual-do-big-kahuna

O objetivo desse documento é capturar as experiências na organização das edições da PGCon Brasil para beneficiar os futuros organizadores.

Introdução

A PGCon Brasil é um evento organizado por voluntários do Grupo de usuários PostgreSQL-Brasil com o objetivo de reunir os envolvidos com PostgreSQL e tecnologias relacionadas, apresentando-as aos novos interessados. É também uma oportunidade para as pessoas se encontrarem e conhecerem pessoalmente os companheiros de listas de discussão.

O objetivo é auxiliar na organização de eventos futuros da Comunidade Brasileira de PostgreSQL ou PGBR, sobretudo das edições futuras da PGCon Brasil

História

A PGCon Brasil 2007 foi realizada em São Paulo, nos dias 7 e 8 de dezembro.

A PGCon Brasil 2008 foi realizada em Campinas nos dias 26 e 27 de setembro.

A PGCon Brasil 2009 foi realizada em Campinas nos dias 23 e 24 de outubro.

A PGCon Brasil

Com a experiência adquirida nessas edições foi possível fazer com que a PGCon Brasil se tornasse um evento de peso no cenário brasileiro. Por conta desse reconhecimento, a organização do evento foi se tornando cada vez mais exigente e este manual busca fornecer ajuda a todos os interessados em organizar uma edição desta conferência em sua cidade.

A PGCon Brasil é uma conferência itinerante desde o início, pois desta forma podemos garantir a presença de pessoas dos mais diversos lugares do Brasil em pelo menos uma de suas edições. Isso também permite o envolvimento das comunidades regionais que são parte fundamental da grande comunidade PostgreSQL brasileira.

Cronograma de planejamento

Iniciar o planejamento do evento com antecedência é essencial para o seu sucesso. Dessa forma, um dos maiores erros que se pode cometer é retardar o início dos trabalhos. Recomendamos, que o início do planejamento do evento se dê, pelo menos, com seis meses de antecedência.

Segue um cronograma das atividades mais importantes no processo de planejamento de uma PGCon Brasil (acrescentar as datas ou períodos aqui é importante):

• Abertura de chamada para a escolha do Big Kahuna e do local da próxima PGCon Brasil;

• Votação e escolha do Big Kahuna e do local da próxima PGCon Brasil;

• Definição de local exato e data do evento;
• Criação do plano de captação;
• Aberta da chamada para palestras, tutoriais e hacker talks;
• Definição das palestras divulgação da grade;
• Abertura das inscrições para o público;
• Confirmação de presença dos palestrantes;
• Abertura de inscrições para os Lightning Talks;

O Big Kahuna

Em todas as edições da PGCon Brasil uma pessoa da comunidade fica responsável por coordenar e gerenciar todos os envolvidos na organização do evento. Essa pessoa recebe, por razões históricas (consulte o Rodrigo Senra para maiores detalhes), o título de 'Big Kahuna'. O 'Big Kahuna' é o grande chefe, o maestro da organização, se ele trabalha bem o evento é um sucesso, se ele não trabalha bem o evento não sairá direito. Todavia, em todas as edições, o evento é fruto do trabalho de diversas pessoas, e é responsabilidade de todos o sucesso da empreitada.

Escolha do Big Kahuna, da cidade e do local do evento

Considerações sobre a escolha do Big Kahuna

O quesito mais importante para a escolha do local onde será realizada uma edição da PGCon Brasil é o 'Big Kahuna'. O outros quesitos só serão avaliados caso existam mais de um 'Big Kahuna' à altura do grande desafio que é organizar uma PGCon Brasil.

Os principais ítens avaliados para a escolha de um Big Kahuna (em ordem aleatória de importância) são:

• Envolvimento com a comunidade PostgreSQL - organização de PG Days, participação em listas, desenvolvimento de aplicações, criação de grupo regional, palestras e treinamentos, etc.
• Tempo livre para organização do evento - flexibilidade de horários, disponibilidade para todos os tipos de trabalho, liberação da família para trabalho fora do horário comercial, etc.
• Liderança - capacidade de trazer voluntários, coordenar trabalho de voluntários, apoiar os voluntários em tarefas complexas, comunicar as informações da organização para a equipe, etc.
• Trânsito - trânsito livre entre as empresas e organizações que sejam parceiras potenciais (fornecedores de infra-estrutura, mídia local, etc).

O que um Big Kahuna não precisa fazer:

• Conseguir patrocínio - a Comunidade Brasileira de PostgreSQL ou (simplesmente PGBR) é responsável por estabelecer os contatos com eventuais patrocinadores. Obviamente o Big Kahuna pode indicar potenciais patrocinadores para que a comunidade possa entrar em contato.

• Pagar despesas por conta própria - O Big Kahuna não precisará desembolsar nenhuma quantia para organizar o evento. Eventuais despesas (justificadas) serão reembolsadas pela PGBR mediante apresentação de nota fiscal. Todavia, é boa praxe consultar a diretoria da PGBR antes de efetuar as despesas para validar se há caixa e se a despesa é válida.

• Cuidar do site e da divulgação - A PGBR também é responsável por desenvolver o software site e por divulgar o evento. O Big Kahuna é responsável pelo conteúdo do site.

• Receber e avaliar palestras - O Big Kahuna não precisa (apesar de ser permitido) receber propostas de palestras nem avaliá-las. O Big Kahuna tem a responsabilidade apenas de estabelecer as datas para que esses processos ocorram.

Considerações sobre a escolha da cidade

• Serão considerados os seguintes fatores para escolha da cidade: Proximidade de grandes centros, de aeroporto, de linhas de ônibus e metrô, disponibilidade de hotéis e restaurantes, número de membros da comunidade na região, proximidade de locais de realização de eventos anteriores, segurança.
• Custos para locação do espaço, hospedagem e deslocamento aéreo.

Outros fatores não listados também serão considerados, mas estes são os mais importantes e devem constar na proposta.

Considerações sobre a escolha do local

• Aqui devem aparecer pontos como o envolvimento do local que vai hospedar (universidade, empresa, ONG, etc.). Devem ser listados também os requisitos mínimos de infra-estrutura, espaço físico, equipamentos, etc. O detalhamento deve ser feito num item separado. É sempre interessante ter em mente que a PGCon Brasil se caracteriza por ser um evento informal, com atividades em paralelo, garantindo tempo e espaço para que as pessoas conversem e para exposição dos patrocinadores.

• A capacidade de atrair pessoas que o local tem também será considerada. Logo, uma universidade é preferível a um hotel, por exemplo, pois é capaz de atrair mais pessoas novas para a comunidade.

Pré-eventos

Na PGCon Brasil foi debatido a possibilidade de realizar PGDays regionais como forma de fomentar os a comunidade local de usuários PostgreSQL e também como evento prévio da PGCon Brasil. Por enquanto acredita-se que o período ideal para realização dos PGDays estão entre Março e Maio. Os PGDays podem ser uma forma de medir a capacidade e público para realização da PGCon Brasil no ano seguinte.

Papel da PGBR

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Detalhes a serem considerados (brainstorm)

• Local para almoço
• Oferecer ou não coffee-break?
• Locais para ir após o evento: deve-se listar os locais e oferecer aos participantes do evento essa informação para que programem suas noites.
• Jantar: seria legal ter um evento formal no formato de jantar por adesão? Algo a se considerar
• Transporte: contato com taxistas para conseguir descontos especiais aos participantes, garantindo a sua organização na oferta dos serviços.
• Documentos diversos: devemos criar um repositório com todos os documentos gerados durante o evento: logos, folders, banners, camisetas, wallpapers, certificados, crachás, etc. Isso vai trazer grande ajuda aos organizadores das demais edições.

Palestrantes

No momento da inscrição da proposta do palestrante já deve estar como uma licença considerada livre pela DFSG,como GPL, BSD, Artistic, etc.

Palestrantes Internacionais

Na PGCon Brasil 2008 foi escolhido como palestrante internacional convidado o Bruce Monjiam. Pensar se nas próximas teremos uma mini-eleição.

Essa experiência inicial se mostrou bastante útil para definição da política para convidar palestrantes internacionais para as próximas edições do evento:

• É necessário contratar uma empresa de tradução simultânea;
• Deve-se colocar o máximo de palestrantes internacionais no mesmo dia (e com apresentações próximas) para economizar na tradução simultânea pois a cobrança geralmente é feita por hora.
• As despesas dos palestrantes:
  • Despesas com passagens internacionais em classe econômica
  • Despesas com deslocamento dentro da cidade do evento para fins de "turismo"
  • Despesas com hospedagem em hotel de boa qualidade (mas não cinco estrelas)
  • Despesas com alimentação de boa qualidade (inclusive com uma ida à um restaurante de boa categoria a título de turismo)

Palestrantes Nacionais

Dependendo da palestra ou treinamento que o palestrante for apresentar pode-se avaliar a possibilidade de pagamento de despesas para tal caso exista caixa para isso. Fica a cargo da diretoria e conselho deliberativo da APyB julgar cada caso.

Palestras e treinamentos introdutórios com assuntos muito atuais terão prioridade sobre outras apresentações. Palestrantes nacionais consagrados (participaram de várias edições anteriores da PGCon-BR e são associados da APyB) também podem requerer esse benefício.

Orçamento

• Seria importante colocarmos aqui as planilhas relativas aos orçamentos das PGCon-BR anteriores, para orientarmos os organizadores da próxima edição

Patrocínio

Até o momento, grande parte dos recursos necessários à realização da PGCon-BR veio de patrocinadores. As inscrições representaram um valor pequeno - podemos até mesmo considerar fazer uma doação desse valor a algum projeto social na cidade, a exemplo do que foi feito na primeira edição.

A contratação de uma empresa que se encarregue da captação e gerenciamento dos patrocínios foi uma decisão que deu certo na PGCon-BRPyConBrasil 3 e deve ser repetida nas demais edições.

A captação de patrocínios deve começar com pelo menos 6 meses de antecedência (a partir de janeiro do ano em que o evento acontece).

Taxa de Inscrição

Atualmente, adotamos o seguinte formato para taxa de Inscrição e tipos de participação:

Até 1 mês antes do evento:

• Estudantes R$ ,00
• Público em geral: R$ ,00

Até uma semana antes do evento:

• Estudantes R$ ,00
• Público em geral: R$ ,00

Durante o evento:

• Estudantes: R$ ,00
• Público em geral: R$ ,00

Com relação aos estudantes, isso levaria a um trabalho a mais, de conferir a documentação no processo de cadastramento. Também não temos nenhum tipo de inscrição de um dia. Palestrantes e equipe de organização não pagam inscrição. Alguns patrocinadores também negociaram um número de inscrições para sua equipe. Na PGCon Brasil 3, tivemos duas noites com programação especialmemte direcionada aos acadêmicos e aberta a todos os interessados sem custo.

Filmagem e disponibilização dos vídeos das palestras

Contratamos uma empresa de filmagem, com o objetivo de termos uma gravação profissional. Pontos importantes:

• Pegar o áudio da mesa de som;
• Ter dois câmeras é melhor: um filma o palestrante e outro os slides. Existem formas também de pegar os slides direto da mesa;
• Garantir que a empresa vai disponibilizar os vídeos num formato com qualidade de DVD e que seja possível converter para um formato mais adequado para oferecer na web. Utilizamos serviços de video on-line como Youtube/Google Video para disponibilização das palestras usando sempre a tag "pyconbrasilXXXX" onde XXXX é o ano em que o evento ocorre;
• Transmissão ao vivo necessita de uma boa estrutura e não privilegia quem assiste pessoalmente;
• Gravar e disponibilizar com um pequeno atraso exige uma estrutura menor e ainda assim auxilia quem não pode vir ou perdeu a palestra por algum motivo;
• Filmar os minicursos não foi possível, mas é algo a ser pensado;
• Pode-se fazer DVDs posteriormente para a comercialização.

Banners

Fizemos dois banners para colocar ao lado do projetor e na frente do palco. Infelizmente eles aparecem muito pouco nas filmagens. Algo mais efetivo seria a colocação de um banner na frente do púlpito onde o palestrante fica, ou logo ao lado dele. É importante que os logos dos patrocinadores estejam nos banners.

Fotos

Contratamos uma empresa, que fez toda a cobertura, gerando DVD com arquivos em alta qualidade. Nenhum tipo de foto se compara às produzidas por um profissional. Recomendamos fortemente esse investimento.

Uma outra idéia é ter um voluntário com um notebook e leitor de cartões e incentivar o pessoal a descarregar as fotos ali para ter um grande repositório. Infelizmente não tivemos sucesso com essa iniciativa. Por outro lado, após o evento conseguimos criar uma lista de sites e fotologs com registros do evento.

Ainda outra alternativa é avisar a todos os participantes que disponibilizem suas fotos on-line em serviços de compartilhamento de foto (ex. Flickr) usando a tag "pyconbrasilXXXX" onde XXXX é o ano que o evento ocorre.

Projetor

A possibilidade de ligar dois computadores ao projetor é muito importante, pois permitiria passar avisos e propagandas durante a preparação do palestrante. Tivemos muitos problemas com notebooks que não quiseram conversar com o projetor na hora da palestra. Testar com antecedência é essencial, assim como ter um equipamento de reserva.

Outra necessidade que pode ser observada na pyconbrasil2008 foi a de se ter uma maneira de se ligar a saída de áudio dos notebooks ao som do auditório.

Estandes

É importante contratar uma empresa conhecida para fazer a instalação dos estandes, com toda a estrutura necessária, incluindo rede, telefonia, eletricidade, etc.

Infraestrutura de rede sem fio

Na PGCon-BR 2008, utilizamos três Access Points abertos e com acesso irrestrito à Internet. Falhamos em não dispor de pontos de força em maior quantidade. Mesas livres para quem precisa utilizar seu notebook por mais tempo também são importantes.

Na PGCon-BR 2008 tivemos problemas com DNS (melhor alternativa foi usar o OpenDNS) e DHCP (causado por uma máquina com DHCP Server ligado na mesma rede).

Secretaria do evento

Uma secretaria durante todo o período do evento poupa muito trabalho e agiliza as inscrições, impressões de última hora, confecção de crachás, etc.

Material para os participantes

Normalmente fornecemos uma pasta, caneta, bloco e brindes dos patrocinadores, como revistas, folders, etc. A idéia de dar uma camiseta pra cada inscrito foi um sucesso e deve ser repetida.

Laboratórios

Ubuntu instalado parece ser o padrão. Alguns treinamentos podem exigir Windows. Projetor e acesso à Internet são essenciais. Deve-se pedir aos palestrantes que enviem com antecedência os requisitos de instalação. Eles também devem estar cientes de que devem testar os laboratórios com antecedência e instalar qualquer coisa que a equipe não consiga.

Divulgação

Divulgamos na mídia local e sites. Entrevista em rádio e TV são importantes e podem ser conseguidas se houver algum profissional da área envolvido, como uma área de divulgação, marketing, ou similar. O Big Kahuna e outras pessoas de confiança devem estar prontos para participar desses eventos. Press releases devem estar prontos com antecedência para enviar e também servirem de orientação nas entrevistas. Informações como objetivo do evento, número de palestras, minicursos, inscritos são fundamentais. Também é bom ter temas de interesse do público leigo, para atrair a atenção.

Sempre que possível, essas entrevistas devem ser copiadas para oferta posterior no site do evento. Empresas de clipping normalmente vendem este tipo de material e conseguem coisas que nem sabemos que saíram na mídia.

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