Página de organização do PGCon Brasil 2008
Com o objetivo de organizar o PGCon Brasil 2008, evento a se realizar em 2008, esta página visa agregar a opinião e as decisões tomadas ao longo do processo. Qualquer pessoa pode editar esta página e colocar suas opiniões abaixo de cada tópico. Aos poucos, alguns tópicos considerados polêmicos irão abrir novas páginas e esta página inicial se concentrará nas decisões já tomadas.
Contents
1. Sobre o nome do evento
Forma abreviada: "PGCon Brasil 2008"
Forma por extenso: "Conferencia Brasileira de PostgreSQL 2008"
2. Local do evento
UNICAMP, Campinas - SP. Google Maps
3. Duração
2 dias de evento (sexta e sábado).
4. Data
26 e 27 de setembro. Google Calendar
5. Modelo de organização
No ano de 2007 a organização foi feita junto a Tempo Real Eventos. Em 2008, foi decidido que será contratada uma empresa para prestar serviço auxiliando a comunidade na realização de alguns serviços:
- Confecção de certificados, crachás, banners, folhetos, cartazes, etc;
- Confecção de pastas para os congressistas;
- Credenciamento e distribuição de certificados;
- Locação de mobília se necessário;
- Decoração do espaço físico;
- Tabulação de ficha de avaliação;
O restante da organização será realizada a partir dos grupos de trabalho citados abaixo.
6. Grupos de Trabalho
O trabalho para a realização de um evento do porte do PGCon Brasil 2008 envolve inúmeras atividades que precisam ser divididas e coordenadas por diversas equipes/entidades. Se você deseja colaborar com a realização do evento, por favor coloque o seu nome na lista abaixo e mande um e-mail na lista pgbr-dev:
Inscrições: Será montado um junto ao site do evento um sistema para receber as inscrições dos congressistas, incluindo um formulário com dados pessoais, opção de compra de camiseta do evento e pagamento via boleto bancário.
- Euler Taveira
- Thiago Risso
- Sebastian SWC
Tradução Consecutiva: As palestras internacionais utilizarão de tradução consecutiva a exemplo da edição de 2007.
- Diogo Biazus
- Leandro Dutra
Controle orçamentário: esta equipe deve ficar responsável pelo pagamento de despesas e recebimento de doações e pela publicação da prestação de contas do evento. Deve ter proximidade com a ASL, responsabilidade no trato com dinheiro alheio, conhecimento da parte burocrática relativo a notas fiscais e recibos. Seria bom ter alguém em São Paulo (onde boa parte dos gastos ocorrerão) e outra em Porto Alegre (onde está a ASL).
- Diogo Biazus
Captação de recursos e parcerias: Envolve o esforço de conseguir dinheiro para a realização do evento, incluindo parceiros públicos, privados, nacionais e internacionais. Para isso é vital que as pessoas envolvidas neste processo tenham: e-mail com DNS da comunidade (postgresql.org.br), contato com a comunidade internacional, acesso fácil a telefone sem restrições ou bloqueios, fax, celular, internet sem restrições ou bloqueios e facilidade com inglês.
- Leonardo Cezar;
Organização do local do evento: Envolve a prospecção do local do evento, e todas as demandas relacionadas com o espaço físico (pagamentos, mobiliário, cofee break, sinalização do local, som, tradução simultânea, etc). A pessoa deve ter disponibilidade de se deslocar com alguma freqüência para o local do evento para fazer contatos freqüentes com os responsáveis pelo local do evento. Acesso a telefone para ligações locais também é fundamental. Experiência com organização de stands, som etc também é importante;
- Isis Borges
- Fábio Telles
Organização da grade temária: Envolve a chamada de trabalhos nacional e internacional, a seleção das palestras, montagem e atualização da grade temária, contato com os palestrantes, confirmação de presença, verificação de passagens, translados, hospedagens, etc. É fundamental que esta pessoa tenha contato freqüente com a Internet, facilidade com o inglês e entrosamento dentro da comunidade. A comissão julgadora não deve enviar proposta de trabalho para ser avaliada.
- Euler Taveira
- Fábio Telles
- Dickson Guedes
- Leonardo Cezar
Divulgação: Envolve todo esforço de divulgação do evento, incluindo a criação e distribuição de peças publicitárias (cartazes, flyers, press releases, etc), site do evento, contato com mídia impressa (Linux Magazine, SQL Magazine, etc), veiculação de comunicados pela internet (listas de discussão, sites correlatos, etc). Este trabalho exige familiaridade com design, excelente português e conhecimentos de meios de comunicação pertinentes.
- Isis Borges
- Dickson Guedes
- Sebastian SWC
- Rodrigo Marins
- Leonardo Cezar
7. Controle Orçamentário
O custo total do evento está dividido entre os seguintes aspectos:
- Custo para trazer palestrantes internacionais; ~ USD 3000 por palestrante
- Ajuda de custo para palestrantes nacionais convidados (passagens aéreas): R$ 1000
- Locação do auditório: ~ R$ 3000
- Contratação de equipe de recepção, credenciamento, entrega de certificados e avaliações: R$ 2000
- Buffet (300 coffes em 4 momentos + sala VIP): ~ R$ 3800
- Banner para o palco:
- Faixa de pano ou plástico (para a entrada)
- 300 cartazes A3 em duas cores
- 400 Certificados (congressistas, palestrantes, organizadores)
- 400 Crachás (congressistas, palestrantes, organizadores)
- 400 pastas com caneta e material de divulgação e ficha de avaliação
- Tabulação da ficha de avaliação
8. Captação de Recursos
Página para a Captação de Recursos
9. Organização do Local do Evento
- Capacidade do auditório: 340 lugares.
- Espaço para expositores: espaço para 5 a 7 expositores com 2 mesas de 80cm cada.
- Infraestrutura para coffee break: Cozinha com entrada externa. Não há mesas.
- Restaurantes nas imediações: Sim
- Hoteis próximos ao evento: Sim, informações no site do evento.
- Disponibilidade de mesas e cadeiras para mesa de abertura e stands: Ok
- Balcão para inscrições: Ok
- Internet wireless: Ok, levar access point.
- Equipamentos e serviços de audio e vídeo: Ok.
Recursos a para o local:
- Access Point para distribuir conexão Wireless;
- Mesas e cadeiras para 10 pessoas na abertura (primeira atividade do evento);
- Mesas e cadeiras para os patrocinadores Ouro e acima;
- Balcão para credienciamento;
- Guarda volume;
- Mesas para o coffe break;
- Araras para venda de camisetas.
10. Grade do evento:
- 1 para abertura oficial (40 minutos);
- 1 para o encerramento oficial, com discussões pertinentes a comunidade (60 minutos);
- 2 para patrocinadores ouro (40 minutos cada);
- 2 para patrocinador platina (40 minutos);
- 2 para palestrante internacional que enviará proposta a ser avaliada pela organização (70 minutos cada);
- 10 para palestrantes que enviarão propostas a serem avaliadas pela organização (50 minutos cada);
- 1 para palestrantes que enviarão propostas a serem avaliadas pela organização, na modalidade tutorial (120 minutos).
- 12 Lightning Talks (5 minutos cada, totalizando uma sessão de 60 minutos)
- 2 a 4 "Hard Talks" destinados ao incentivo a novos palestrantes em sala separada (50 a 120 minutos cada).
As palestras terão duração de apenas uma hora incluindo o tempo para perguntas. O tutorial terá duração de 2 horas. Todos eventos ocorrerão na mesma sala, com capacidade mínima para 300 pessoas.
Palestrantes internacionais:
Em 2007 tivemos um palestrante internacional, o Sr. David Fetter. No entanto a expectativa era de ter 2 palestrantes internacionais. A meta para 2008 poderia ser semelhante, garantindo a presença de pelo menos 1 palestrante internacional e ter como meta tentar trazer um segundo palestrante. Seria interessante que o palestrante que virá com certeza seja convidado pela organização com antecedência. Já para o possível 2º palestrante, pode-se realizar algo diferente. Poderemos abrir uma chamada de trabalhos internacional e deixar avisado com antecedência que a ajuda de custo para a vinda do 2º palestrante estará condicionada a existência de patrocínio para viabilizar o mesmo. Na chamada de trabalhos já incluiríamos campos para que o palestrante estime o custo da passagem e se tem algum patrocinador no seu país de origem com interesse em ajudar a custear a sua vinda. O custo por palestrante internacional, vindo dos EUA é de cerca de U$3200, dividindo-se entre passagens aéreas, hospedagem, alimentação e translado. Há também um custo adicional para a tradução simultânea, que não houve em 2007, mas acredito que seria bom termos no mínimo os aparelhos de tradução.
Chamada de Trabalhos Nacional:
- Texto de divulgação:
- Qualquer palestrante pode enviar mais de uma proposta; - O PGCon Brasil não se responsabiliza pelos gastos comdeslocamento, hospedagem e alimentação dos palestrantes; pgcon@postgresql.org.br o Nível (iniciante, intermediário ou avançado) - 11/07/2008 - Última data para seleção de palestras e envio dos resultados aos palestrantes; - 18/07/2008 - Última data para confirmação das palestras selecionadas e publicação do resultado; - 15/08/2008 - Última data para envio do rascunho das apresentações; - 24/09/2008 - Última data para envio da versão final das apresentações; [1]http://pgcon.postgresql.org.br [2]http://pgcon.postgresql.org.br/2007 [3]http://www.unicamp.br
Chamada de Trabalhos Internacional:
- Texto de divulgação:
The Brasilian PostgreSQL User Group is proud to invite you to participate in PGCon-Brazil 2008[1]. After the realization of PGCon-Brazil 2007[2], we inviting the international comunity to submit your proposal of lectures to our second release of this event. PGCon-Brasil 2008 will happen in 26 and 27 of september, at UNICAMP[3].
- Submissions:
- We will choose up to 2 lectures in this year;
- Each lecture will have 60 minutes including time for questions;
- Any one could send more then one proposal, but is possible that no more than one will be select;
- Only will be accepted submissions done according the calendar;
- Selected speakers need to sent a draft of presentation according the calendar;
- All slides used in the lectures will be published in www.postgresql.org.br;
Please submit all proposals thorugh this mail: pgcon@postgresql.org.br whith subject "International Call For Paper" and put the following information on the body:
- Full name
- Phone number
- Small biograph (up to 500 characters)
- Title of presentation
- Resume of presentation (up to 500 characters)
- Full description of presentation (up to 3000 characters)
- Place where you will come from (country / city)
- Your primary language that you prefer to speak;
- Other languages that you feel confortable to speak;
- Estimate cost of transport (please put a link to the place you find these price or at least the name of the company and the selected class)
- Have any partner who could sponsor the trip?
- Have any type of personal founds to help to cost the trip?
- Calendar:
- 2008/05/12 – Publish of call for papers;
- 2008/05/31 – Last date for send your proposal;
- 2008/06/18 – Last date for select papers and send results to speakers;
- 2008/08/04 – Last date to confirm the presence of selected papers and publish result;
- 2008/08/29 – Present a draft of the slides to be used in the lecture;
- Observation: PGCon Brasil don't have 100% shure that founds will go for this, so there is no promisse that Brasilian PUG will pay all the costs of the two selected speakers. However, with the success of our first PGCon Brazil its very resonable, but nobody really shure about any think now. So we start these process early to work for it. Any help in contact international sponsors will be very nice too.
[1]http://pgcon.postgresql.org.br
[2]http://pgcon.postgresql.org.br/2007
Lightning Talks
Inscreva-se nos Lightning Talks e tenha os seus 5 minutos de fama durante o PGCon Brasil 2008. O Lightning Talks serão uma das grandes novidades do PGCon Brasil 2008. Já adotado há alguns anos com sucesso em conferências internacionais, os Lightning Talks[1] são pequenas apresentações que duram até 5 minutos cada uma. Podem ser sobre qualquer assunto relacionado ao PostgreSQL: um evento futuro sobre PostgreSQL, assuntos relacionados a comunidade, um novo site, um novo software, divulgação de testes e cases de uso, etc. O formato é bem descontraído e rápido. Serão 60 minutos com 12 apresentações. É a sua chance de subir no palco do PGCon Brasil 2008 e dar o seu recado. Conheça as regras do jogo:
- A apresentação deverá durar no máximo 5 minutos impreterivelmente. Caso o tempo se esgote durante a apresentação, haverá um sino que será tocado e a apresentação será encerrada no ponto em que estiver.
- As inscrições se iniciarão no dia 22/09 e se encerram no dia 26/09 às 17 horas.
Não será permitido apresentar como tema assuntos que não sejam diretamente relacionados ao PostgreSQL. Apresentações sobre softwares só serão aceitas se adotarem uma licença livre (segundo a definição da Open Source Iniciative em http://www.opensource.org/) e tiverem o seu código fonte disponível para download em link público na Internet.
- A seleção das apresentações será realizada por ordem de chegada. Serão 12 vagas. Assim, apenas os 12 primeiros inscritos poderão se apresentar.
- A apresentação não precisa obrigatoriamente utilizar slides para serem projetados na tela. Neste caso apenas o título da apresentação, o nome do palestrante e o e-mail de contato serão exibidos na tela. A apresentação que fizer uso de slides deverá fazê-lo utilizando o modelo fornecido pela organização do evento e deve ser entregue em formato ODF. Não serão aceitos slides em outro formato ou com número de slides superior a 5 páginas. Todos os slides de todas apresentações serão concatenados em um único documento agilizando a apresentação, por isso o formato de todos deve ser consistente.
Os slides serão publicados no site da comunidade em http://pgcon.postgreSQL.org.br sobre uma licença Creative Commons descrita em http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/br/. Os palestrantes que não concordarem em utilizar a licença proposta não poderão utilizar este recurso.
- Recomenda-se que no mínimo um link apontando para um site ou artigo com mais detalhes sobre o assunto sejam fornecidos.
- Os palestrantes deverão se apresentar às 13:40 no dia 27/09 para organização das apresentações. Aqueles que não comparecerem não serão chamados.
- Não será fornecida qualquer ajuda de custo para os palestrantes dos Lightning Talks, e os escolhidos deverão pagar a sua inscrição no evento normalmente.
- Como as inscrições serão realizadas até o dia 26/09, o crachá dos palestrantes dos Lightning Talks será o mesmo dos demais participantes do evento.
Inscrição pgcon@postgresql.org.br
- Nome completo do palestrante:
- e-mail do palestrante:
- Título da apresentação:
- Links para maiores detalhes:
- Descrição da apresentação:
[1]http://en.wikipedia.org/wiki/Lightning_Talk
11. Divulgação
A idéia nesse espaço é discutir sobre formas de divulgação (mailing lists, revistas, sites). No último evento percebemos uma carência nessa área.
Formas de divulgação:
Página para a 1ª onda de divulgação no período de 12/05 a 19/05. Divulgação do site
Site em http://pgcon.postgresql.org.br
Lista de Discussão pgbr-geral
Revista SQL Magazine
Revista Linux Magazine
Site BR-Linux
Blogs: Meu Blog de PostgreSQL, PG Viável, Postgreslogia, Savepoint, ...
Idéias para o Site do evento:
Devemos e podemos aproveitar o site do ano anterior, que deverá ser movido para outro endereço (com um 2007 no link). O código HTML do site é estático e bem feito, portanto não oferece dificuldades para a sua manutenção, uma vez que o site deverá permanecer estático na maior parte do tempo. Contudo algumas alterações deverão ser realizadas:
Os itens em itálico foram efetuados, os que estão em negrito:
Adicionar na aba "Divulgue" com texto padrão para divulgação em listas e sites de notícias
Alterar a aba "Palestrantes" para "Grade Temária" e incluir nela links para as descrições de cada palestra. (não seria melhor colocar na programação?)
Traduzir as páginas principais e o plano de captação.
Adicionar na aba "Divulgue" Banners (vertical e horizontal) e código pronto para recortar e colar em blogs;
Criação de um formulário para receber as propostas na Chamada de Trabalhos; (pronto no site do telles)
Colocar mapa dos hotéis
Lado direito teremos os logotipos dos patrocinadores
O Logo do site deverá ser alterado, pois pertence a Tempo Real Eventos;
Na aba "Local", devem ser adicionadas informações adicionais sobre como chegar no evento por diversos meios;
Do lado esquerdo duas caixinhas: uma Conferência e outra Participe
Na coluna a esquerda, adicionar um link "english version" ou imagem;
Conferência terá: O evento - Programação - Organização - Local
Participe terá: Chamada de Trabalhos - Inscrições - Caravanas - Seja Patrocinador
Incluir o plano de captacao para o link "seja patrocinador";
Pode ser adicionado um 'faltam xx dias' no canto superior direito
Adicionar uma aba "Hospedagem" com dicas de hospedagem;
Adicionar uma aba "Patrocine" ou algo parecido com informações sobre patrocínio;